Mengelola Perlengkapan Perkantoran
Istilah kantor
berasal dari bahasa Belanda,yaitu kantor yang diartikan sebagai tempat atau
ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis, badan usaha, atau instansi,
serta hedung yang menjadi pusat kegiatan tata usaha.
Kantor terdiri
dari dua bagian, yaitu kantor statis dan kantor dinamis. Statis menggambarkan
gedung dan fasilitas perlengkapannya, sedangkan dinamis identik pada
kegiatannya.
Oleh kerena itu, dapat ditarik
garis pemisah antara pengertian gedung kantor dan kegiatannya. Kantor dalam
arti statis adalah fisik gedung, peralatan, dan perabot yang dipergunakan oleh
para pegawai dalam proses produksi. Statis berarti diam tak berubah, tetap
tidak berganti.
Ciri-ciri kantor
menurut pendapat Drs. A.S. Moenir adalah sebagai berikut:
1. Kantor
berupa bangunan yang berfugsi sebagai tempat yang bebas dari hujan da panas
bagi orang yang berada di dalamnya.
2. Kegiatan
yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi dan dokumentasi.
3. Terdapat
alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin pengganda, mesin penghancur kertas,
dll. Serta dilengkapi dengan perlengkapan kantor lainnya, seperti: meja, kursi,
buku, rak buku, dan fasilitas kerja lainnya seperti lampu, AC, telepon, dan
sebagainya.
Dalam hal ini
pengertian kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan sehingga dapat
dikatakan pengertian kantor dalam arti statis. Sedangkan dalam arti dinamis
sama dengan tata usaha yaitu kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat
untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
berbagai informasi yang diperlukan organisasi.
Dapat
disimpulkan bahwa kantor atau tata usaha merupakan tempat atau ruangan yang
digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dengan menggunakan berbagai
peralatan untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Istilah kantor dalam bahasa Belanda
memiliki sekurang-kurangnya empat pengertian, yaitu:
1. Ruang
kerja, ruang tulis
2. Markas
atau tempat seorang pengusaha atau staff dalam menjalankan aktivitas pokoknya
3. Tempat
kedudukan pimpinan dari administrasi
4. Instansi,
perusahaan, atau badan.
Istilah kantor dalam bahasa Inggris
menurut Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, yaitu:
1. Kewajiban,
tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas,
atau tempat seorang atau staffnya menjalankan tugas
4. Jasa
pelayanan
5. Tugas
pekerjaan, komposisi dari urusan tertentu
6. Tempat,
gedung yang dipakai sebagai pusat tata kerja usaha
Kesimpulan daari kedua pengertian di atas bahwa
kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff, personel, dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Menurut G.R. Terry jenis
pekerjaan kantor yang pokok terdiri dari:
1. Typing
(mengetik)
2. Calculating
(menghitung)
3. Checking
(memeriksa)
4. Filling
(menyimpan warkat)
5. Telephoning
(menelepon)
6. Duplicating
(menggandakan)
7. Mailing
(mengirim surat)
Jenis pekerjaan
kantor merupakan alat untuk mencapai suatu tujuan yang diharapakan. Pekerjaan
tersebut dapat dibagi-bagi dan dapat dipelajari secata teliti sehingga tujuan
yang diinginkan dapat tercapai dengan baik.
Ø Aktivitas
kantor
Kegiatan kantor adalah mengolah
informasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor yang menghasilkan dokumen,
seperti surat, laporan, maupun neraca.
Kegiatan tata usaha adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
dan pengiriman warkat
b. Penerimaan
tamu kantor
c. Pengetikan
d. Penyalinan
e. Penggandaan,
dll.
Dari kegiatan kantor di atas
menggambarkan bahwa ruang lingkup kantor cukup rumit dan kompleks. Berkembang
menjadi suatu pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti
pengetahuan kearsipan, surat-menyurat, stenografi, dan mengetik.
Ø Peranan
tata usaha (kantor)
a. Peranan
tata usaha melayani pekerjaan operaasional dengan menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan untuk mempermudah penyelesaian pekerjaan.
b. Peranan
tata usahautnuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan menyediakan
data yang diperlukan sehingga pimpinan dapat melakukan keputusan dengan tepat.
c. Peranan
tata usaha sebagai bagian yang dapat memelihara kelancaran kehidupan
berorganisasi karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Perbekalan
adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, dan mengatur pemakaian
barang-barang keperluan kerja dalam usaha kerja sama yang bersangkutan, menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (Balai Pusataka) perbekalan diartikan semua barang
yang perlu disediakan untuk keperluan tertentu.
Perbekalan
merupakan salah satu unsur penunjang dalam administrasi, selain tujuan
unsur penunjang lainnya. Di dalam ilmu
administrasi terdapat delapan unsur penunjang, yaitu:
1. Manajemen
2. Pengorganisasian
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Hubungan masyarakat
Dengan demikian, dapat dikatakan
perbekalan itu merupakan bagian penting dalam proses pencapaian tujuan
organisasi. Aktivitas perbekalan juga menyangkut sarana dan prasarana yang
digunakan dalam suatu proses pelaksanaan suatu pekerjaan di kantor, mulai dari
aktivitas pengadaan sampai dengan pengendalian.
1.
Tujuan
perbekalan
a. Untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas organisasi
b. Untuk
mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar
inventaris barang.
c. Untuk
mengetahui barang/peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus
dimusnahkan atau rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
2.
Fungsi-fungsi
perbekalan
a. Fungsi
pengadaan
Bertugas dalam bidang pengembangan
dan pengawasan terhadap system perbekalan yang meliputi kebijaksanaan, tata
kerja, standarisasi, biaya material, fasilitas, bidang personal, dan bidang
latihan perbekalan.
b. Fungsi
inventaris
Disimpulkan dalam Perpu No. 5/1692
pasal 2 ayat (b) yang berbunyi, “Mengadakan administrasi yang rapi mengenai
barang-barang yang masuk dan keluar”. Dalam hal ini perlu adanya pencatatan
tentang barang.
c. Fungsi
Penggunaan dan Pemeliharaan
Bertugas mengawasi tata kerja perbekalan instansi
setelah barang bekal diterima dari penjual atau dari instansi lain.
d. Fungsi
Pengiriman/Pemindahan
Dilakukan untuk mengadakan suatu barang perbekalan,
dibutuhkan aktivitas pengiriman melalui jalan darat, laut, dan udara.
e. Fungsi
Penyimpanan
Dilakukan akan benda-benda perbekalan dilakukan
dalam jangka waktu yang lama (maksimal).
f. Fungsi
Penyingkiran dan Penghapusan Barang
Benda-benda
yang telah rusak perlu disingkirkan, sedangkan benda-benda kelebihan dalam
keadaan baru perlu dilakukan penjualan atau pelelangan, penukaran,
penghancuran, dan perbaikan atas benda-benda itu.
3.
Ruang
Lingkup Perbekalan
Ruang lingkup dalam perbekalan
mencakup segala macam barang atau benda baik yang bergerak maupun tidak
bergerak, digunakan dalam sekali pakai maupun tidak habis pakai, serta barang
yang berukuran kecil maupun besar yang digunakan sebagai sarana penunjang
kelancaran proses pekerjaan dan aktivitas organisasi.
Barang-barang dalam perbekalan,
yaitu sebagai berikut:
a. Peralatan
kantor (office application)
Untuk mendukung kelancaran dan
mempermudah proses pekerjaan kantor diperlukan alat-alat kantor yang memadai.
Peralatan kantor adalah benda-benda yang digunakan secara langsung sebagai
penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pakai. Barang tidak
habis pakai maksudnya semua barang yang dapat dipakai berulang-ulang tidak
susut volumenya atau kegunaannya dalam jangka waktu yang panjang serta
memerlukan perawatan terhadapnya agar selalu siap pakai.
Barang-barang tak habis pakai,
yaitu sebagai berikut:
1) Mesin-mesin
kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor adalah segenap
peralatan kantor yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor,
baik cara kerja mekanis, elektrik, maupun elektronik.
Mesin-mesin kantor dapat dibedakan
menjadi berbagai jenis sesuai dengan kegunaan alat-alat tersebut.
a) Mesin
kantor sebagai alat komunikasi
Contoh : telepon, airphone,
handphone, intercom, faximile, internet
b) Mesin
kantor sebagai alat pengganda dan pengumpulan dokumen
Contoh : mesin stensil manual,
fotokopi, risofraf, dll.
c) Mesin
kantor sebagai alat pencatat / perekam data
Contoh : tape recorder, computer,
camera digital
d) Mesin
kantor sebagai alat bantu presentasi
Contoh : OHP, LCD, proyektor,
micropon
e) Mesin
kantor sebagai alat tulis
Contoh : mesin ketik, komputer
f) Mesin
penghancur dokumen atau kertas
Contoh : paper schredder
g) Mesin
hitung
Contoh : kalkulator, cash register
2) Perabot
Kantor (office furniture)
Perabot kantor dalam bahasa inggris
disebut office furniture, meliputi kursi, lemari arsip, meja, rak, dsb. Perabot
kantor adalah peralatan kantor tidak habis pakai. Perabot kantor terdiri dari
perabot utama dan perabot tambahan.
Perabot utama kantor, meliputi:
a) Meja,lemari,
laci yang dapat dikunci
b) Filling
cabinet
c) Rak
buku
d) Meja
mesin ketik dan computer
e) Lemari
dan rak serta kursi
Sedangkan
perabot kantor tambahan meliputi jam dinding, hiasan, radio, cermin, perabot
kantor termasuk interior kantor.
b. Perlengkapan
kantor
Perlengkapan kantor adalah
barang-barang yang digunakan sebagai pelengkap yang diperlukan dalam proses
penggunaan peralatan sebagai penunjang kelancaran pekerjaan kantor, selain itu
barang-barang tersebut termasuk barang habis pakai. Barnag habis pakai adalah
barang yang susut volumenya pada waktu digunakan. Dalam jangka pendek barang
itu akan habis atau tidak dapat berfungsi lagi. Dapat dikatakan barang tersebut
sebagai pendamping atau pelegkap dalam proses pengoperasian aktivits peralatan
kantor. Barang-barang tersebut meliputi.
1) Alat
tulis kantor
Alat tulis berarti barang yang
dipakai untuk mencapai suatu maksud. Dalam buku kearsipan (Wursanto, 1991)
dijelaskan yang termasuk alat-alat tulis, meliputi:
· Kertas
· Buku
Tulis
· Pensil
· Cap
· Karbon
· Rautan,
dsb.
2) Perlengkapan
dan peralatan tata usaha lainnya
Barang ini berupa barang kecil,
baik yang habis pakai maupun yang tidak habis pakai yang sering digunakan
secara rutin dalam aktivitas tata usaha. Meskipun secara fisik bentuknya tipis
ataupun kecil, tetapi fungsinya sangat mendukung dalam proses mauupun hasil
pekerjaan kantor khususnya dari segi mudah, praktis, rapi, ringan, cepat, dan tepat. Barang-barang
tersebut meliputi. :
· Stopmap
· Penjepit
kertas
· Pembuka
surat
· Sneelhecter
· Ordner
· Numerator
· Spindle
file
· Perforator
1. Mesin-Mesin
Kantor
Mesin-mesin kantor adalah segenap
alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik
dan magnetic.
2. Perabot
Kantor
Perabot kantor adalah benda kantor
yang pada umumnya terbuat dari kayu yang digunakan untuk melaksanakan tugas
tata usaha misalnya meja, kursi, lemari, dan rak arsip.
3. Peralatan
kantor
Peralatan kantor adalah segenap
alat yang digunakan dalam pekerjaan kantor misalnya peralatan kantor terdiri
dari mesin kantor, dan perabot kantor.
4. Bekal
Kantor/ Tata Usaha
Bekal kantor/tata kantor adalah
benda yang akan habis jika digunakan setiap hari di kantor. Benda tersebut pada
umumnya digunakan untuk keperluan tulis menulis, yang dalam pelaksanaan kerja
sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.
5. Hiasan
Kantor
Hiasan kantor adalah benda kantor
yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan.
6. Perlengkapan
Kantor
Perlengkapan Kantor adalah barang
yang digunakan sebagai pelelngkap dalam proses penggunaan alat kantor pada
aktivitas kantor. Biasanya terdiri dari barang habis pakai dan ATK.
7. Alat
Bantu Peraga
Alat bantu peraga adalah alat yang
digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan
pengdengar, misalnya televise, radio, dsb.
Sumber :
Katalog Buku Produktif Sejahtera Sahabat Menimba Ilmu, Modul "Mengelola Peralatan Kantor (Paket 1)"
Sutrisno, Suherman.2007. Menggunakan Peralatan Kantor. Sukabumi:Yudhistira
Demikian yang dapat saya berikan, atas kekurangan dan kesalahan dalam pemaparan materi di blog ini saya pribadi minta maaf. :)
Mari Semangat belajar hehehe
